Confira 5 erros comuns de qualificação cadastral do eSocial

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A plataforma eSocial é obrigatória para as empresas desde 2018. Trata-se do sistema de escrituração no qual as organizações devem registrar as suas obrigações fiscais, previdenciárias e tributárias — todas no mesmo espaço. Assim, ela tem o objetivo de centralizar e unificar a transmissão de informações, facilitando o processo tanto para a organização quanto para os agentes de fiscalização.

Outro ponto benéfico de sua adoção foi a eliminação de uma série de processos burocráticos realizados em papel, permitindo a inserção dos dados de forma totalmente digital. Assim, torna-se mais fácil, até mesmo, a compreensão sobre as informações que ali circulam, algo fundamental para os gestores das empresas.

Uma das etapas do processo de registro de informações é a Qualificação Cadastral do eSocial. Você sabe o que é isso e como fazer? Vamos mostrar os principais pontos a seguir. Boa leitura!

Como fazer a qualificação cadastral do eSocial?

A qualificação cadastral do eSocial trata-se do registro dos seus colaboradores nos bancos de dados cadastrais vinculados ao INSS e à Receita Federal. Assim, o seu objetivo é garantir a confiabilidade e a integridade dos dados cadastrados, unindo a base de dados relacionados ao CPF e ao CNIS.

Toda vez que você contratar um novo funcionário, ele deverá ser cadastrado na plataforma pelo setor contábil. Assim, o eSocial poderá confrontar as informações com os seus bancos de dados prévios e avaliar se não há erros ou falhas nas questões.

Para que o processo seja realizado, a Receita Federal disponibilizou uma ferramenta gratuita e intuitiva para esse fim: a Consulta de Qualificação Cadastral. Assim, o empregador pode acompanhar todas as informações fornecidas pelos documentos dos novos contratados.

Como o sistema é automatizado, em caso de qualquer erro ou inconsistência, ele mesmo aponta o código da questão, de forma que o responsável pelo preenchimento poderá realizar as alterações necessárias para continuar a qualificação.

Quais são os 5 principais erros da qualificação cadastral do eSocial e como evitá-los?

Evitar erros na qualificação cadastral do eSocial é fundamental para economizar tempo nas suas práticas de demonstrações contábeis internas, bem como para minimizar os riscos de eventuais problemas futuros junto à Receita Federal. Vamos mostrar os 5 principais erros aos quais você deve ficar atento nesse processo a seguir.

1. Trabalhador não consta na base do eSocial

Esse tipo de mensagem aparece quando o CPF do seu colaborador não consta no cadastro junto à Caixa Econômica Federal. Nesse caso, o problema pode acontecer porque a pessoa ofereceu algum dado incorreto.

Chame o colaborador e confira as informações. Caso a informação esteja incorreta, basta realizar a alteração no sistema cadastral. Se os dados estiverem corretos e ainda aparecer a mensagem, você deve ir até a Consulta Cadastral no site do INSS e realizar a qualificação cadastral da pessoa. Se, ainda assim, persistir o erro, é importante conferir junto à Caixa se há algum tipo de problema no cadastro.

2. Inscrição no INSS sem CPF

O colaborador pode ter registro de PIS sem estar vinculado a um CPF válido. Nesse caso, basta fazer a qualificação cadastral da pessoa com o documento, vinculando-o ao PIS já existente.

3. Erro de pré-validação das alíquotas RAT e FAP

Nesse caso, não é possível enviar o registro S-1005, uma das obrigatoriedades do eSocial. Caso esteja faltando alguma configuração para a pré-validação das alíquotas RAT e FAP, o sistema gerará um relatório de pendências, que mostrará para o responsável pelo preenchimento quais são os pontos que devem ser modificados ou ajustados.

4. Nome existente no cadastro do CPF de modo incorreto

Isso acontece, muitas vezes, quando o nome e o CPF “não batem”. Isso pode acontecer por erro de cadastro junto à Receita Federal. Se for essa a situação, é necessário que a empresa comunique o funcionário sobre a questão e peça a ele para que compareça à agência da Receita Federal ou aos Correios para regularizar o documento. Isso porque esse tipo de situação pode causar problemas também em outras áreas.

5. CPF suspenso

Quando esse erro ocorre, significa que o trabalhador tem alguma pendência na Receita Federal que precisa ser regularizada, ou, então, algum dos dados cadastrais está incorreto. Uma das principais causas para um CPF suspenso está relacionada a pendências com o título de eleitor. Nesse caso, é possível ainda fazer a admissão do trabalhador no eSocial, mas é importante que ele regularize a questão indo até a Receita Federal.

Qual a importância de ter o auxílio de uma empresa de contabilidade nesse processo?

São muitos os detalhes técnicos e, portanto, determinados erros, tais como os anteriores, podem gerar gargalos e demora para concretizar os registros em seu negócio. Com isso, a área financeira do empreendimento pode ter uma maior dificuldade para resolver questões importantes a fim de mantê-lo de acordo com a legislação vigente.

Para isso, que tal contar com uma empresa especialista em questões contábeis? O escritório, assim, cumprirá o papel de atualizar os dados cadastrais dos seus funcionários, com agilidade e eficiência, já que terá know-how quanto à plataforma do eSocial e conseguirá atuar de forma rápida, com menos erros e, assim, minimizando as chances de problemas para a sua empresa.

Erros contábeis podem ser responsáveis por eventuais sanções e multas que sua companhia pode sofrer. E você não quer isso, não é mesmo? Além disso, as empresas de contabilidade também podem atuar em outras frentes do seu negócio e, assim, evitar, por exemplo, bitributação, pagamento de impostos desnecessários, problemas junto à Receita Federal, registros inadequados, entre uma série de outras obrigações que devem fazer parte da rotina do seu negócio, atuando de forma estratégica.

Alguns pontos que merecem atenção para você escolher o melhor escritório para realizar a qualificação cadastral do eSocial são:

  • reputação no mercado;
  • experiência nessa área;
  • qualidade no atendimento ao cliente;
  • proximidade com o cliente;
  • boa impressão junto às empresas que contrataram o escritório anteriormente;
  • melhor custo-benefício, entre outros.

Deseja contar com o auxílio de um escritório de qualidade para realizar a qualificação cadastral do eSocial, bem como para auxiliar em outras tarefas importantes dentro da empresa que são de responsabilidade da área contábil?

Então, conte com a First Contabilidade. Entre em contato, tire as suas dúvidas e converse com um de nossos atendentes sobre esse tema.

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