Quer saber como fazer a folha de pagamentos corretamente?

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O cálculo devidamente realizado da folha de pagamento nas empresas é algo obrigatório pela legislação trabalhista nacional. Isso porque ele envolve todas as etapas necessárias para realizar o pagamento correto para os colaboradores, sem maiores erros.

A elaboração da folha exige responsabilidade e atenção, a fim de minimizar possíveis erros que possam comprometer essa ação e gerar, posteriormente, ações trabalhistas contra a empresa.

Vamos mostrar neste artigo como fazer a folha de pagamento corretamente. Aproveite e tire suas dúvidas sobre o tema e evite erros. Boa leitura!

Tenha o controle das admissões e demissões

Em primeiro lugar, é fundamental ter em mãos os dados atualizados sobre o número de funcionários presentes na empresa que estejam devidamente contratados, avaliando quantos foram admitidos naquele mês e quantos foram demitidos.

Aproveite esta etapa para realizar o processo de classificação do seu colaborador, já que isso estará relacionado com direitos específicos estabelecidos em Convenção Coletiva.

Calcule as horas trabalhadas de cada funcionário

Observe a folha de ponto de cada funcionário, avaliando as horas trabalhadas no mês e a presença de horas extras ou jornadas adicionais. Também é preciso considerar se há descanso remunerado a ser considerado. É preciso, ainda, avaliar se há faltas no mês e se elas foram justificadas ou não, para saber se há dias a serem descontados.

Conheça os encargos e descontos obrigatórios

O responsável pela folha de pagamento deve estar consciente a respeito dos encargos e descontos obrigatórios sobre cada vencimento, para realizar os cálculos necessários. São eles:

  • descontos obrigatórios: INSS, FGTS e desconto de Imposto de Renda retido na fonte;
  • previsão de férias: é o percentual que deve ser reservado para fornecer o 1/3 do salário do colaborador, previsto em lei. Para isso, você deve calcular 1/3 do valor total do vencimento e dividi-lo em 12 parcelas, que devem ser recolhidas ao longo do ano;
  • previsão de 13º salário: a lógica é semelhante a anterior. Você deve, assim, dividir o valor do vencimento do colaborador e dividir em 12 parcelas para definir o valor mensal a ser recolhido;
  • FGTS: é pago 8% sobre o valor do salário, recolhidos com a guia do mês, de forma obrigatória. Além disso, é importante a empresa realizar algumas reservas mensais, como 8% sobre o salário, com divisão para 12 meses (FGTS do 13º salário), 8% sobre 1/3 do salário, com divisão para 12 meses (FGTS das férias), 4% sobre o salário total, dividido por 12 meses (multa do FGTS em caso de rescisão de contrato por dispensa sem justa causa);
  • dedução de benefícios: vale-refeição, vale-alimentação, vale-transporte e contribuição sindical.

Diferencie o salário bruto do líquido

Essa é uma diferença fundamental: identificar qual é o salário previsto em contrato (bruto), sem os descontos e acréscimo de horas extras. Isso porque ambos precisam ser lançados e informados claramente para os colaboradores.

Para realizar uma folha de pagamento adequada e correta, pode ser interessante seguir checklists, com passo a passo sobre o que fazer, bem como utilizar planilhas-modelo para este fim. Há, ainda, softwares específicos que podem atuar em um cálculo mais seguro e automatizado, encurtando alguns dos processos que listamos acima.

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