10 erros contábeis nas empresas e como evitá-los

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Diversas são as obrigações que envolvem um negócio — muitas vezes, burocráticas e complexas. Isso pode gerar certas dúvidas que levam a erros contábeis nas empresas, que podem produzir prejuízos financeiros, problemas com o Fisco, autuações e multas fiscais, impactos negativos perante o mercado, entre outros aspectos que possivelmente afetam a manutenção e o crescimento da organização.

Para evitar que isso aconteça, contar com um compliance fiscal pode ser uma boa ideia, por se tratar de um serviço que atua de forma preventiva, por meio da aplicação de boas práticas com a finalidade de fazer com que a empresa esteja sempre regular com o cumprimento de suas responsabilidades contábeis, fiscais e tributárias e de acordo com as normas vigentes.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para mostrar os principais erros contábeis e como evitá-los. Confira!

1. Pagamento inadequado dos tributos

Pelo fato de a carga tributária ser bastante elevada, considerando impostos, taxas e contribuições a serem quitadas para manter a organização regular perante o Fisco, é possível que esses pagamentos sejam esquecidos ou feitos de forma errada ou em atraso. Tudo isso pode gerar a aplicação de multas e demais penalidades pelos órgãos fiscalizadores, o que pode gerar vários problemas já mencionados anteriormente, ou, até mesmo, o encerramento das atividades, dependendo do caso.

2. Falha na emissão de notas fiscais

Um erro dentro da empresa é delegar a emissão das notas fiscais eletrônicas para um funcionário que não tem o entendimento adequado para realizar essa função, desencadeando uma série de erros. Uma companhia que vende produtos e presta serviços para qualquer local do país pode não estar por dentro de atualizações ou particularidades em relação às alíquotas de cada região, além dos erros no preenchimento dos campos e da ausência das retificações devidas.

Por esse motivo, uma alternativa é contar com o auxílio da tecnologia para automatizar os processos por meio de uma ferramenta apropriada para a emissão das notas, que conte com todas as funções importantes para assegurar que a atividade seja executada da forma mais correta possível.

3. Desatualização em relação às normas

A legislação pode ser alterada com frequência, causando impactos nos processos contábeis e fiscais do negócio, por exemplo, na elaboração dos balanços, de balancetes, de lançamentos, de demonstrações, de pagamentos dos tributos e demais. É necessário, então, entender essas alterações, já que elas vão influenciar diretamente as possibilidades de desenvolvimento do negócio.

4. Ausência de separação das finanças particulares e das finanças empresariais

Outra falha comum, principalmente em empresas de pequeno porte, é deixar de separar as despesas pessoais das empresariais. Isso pode ser muito ruim para a manutenção do negócio, tendo em vista que essa prática pode levar à falta de controle dos orçamentos e à impossibilidade de entender a situação financeira real da organização.

5. Execução de cálculos incorretos

Fazer os registros nos livros contábeis sem os cuidados devidos pode gerar a ocorrência de erros de digitação e a ausência da análise de informações pode levar a sérios problemas e que requerem muito tempo para que possam ser solucionados.

6. Falta de uma boa gestão de documentos fiscais

Ter um bom gerenciamento dos documentos fiscais é primordial para qualquer negócio, por esse motivo, é possível contar com a digitalização dos arquivos e com o backup dos registros para evitar que eles se percam. Nos casos em que isso ainda não é possível, é importante que os papéis sejam armazenados em um local seguro.

Essa preocupação é fundamental, levando em conta que esses documentos ajudam a esclarecer divergências na contabilidade, além de auxiliarem na apuração e na declaração dos tributos. Ainda é possível que ocorram situações em que a Receita Federal pode solicitar os recibos que podem ser utilizados como prova para validar as informações constantes nos demonstrativos financeiros.

7. Ausência de atualização dos lançamentos e das conciliações

Deixar de realizar os lançamentos adequados nos livros contábeis e as conciliações das contas, de extratos e de demonstrativos de forma frequente pode ser prejudicial à empresa.

Acumular essa função por falta de estruturação e tempo leva à desatualização dos relatórios fiscais, contábeis e tributários, que acabam não gerando os dados reais sobre a situação atual do negócio e não funcionando como uma base confiável no momento de planejar as melhores decisões para a empresa. Além disso, atrapalham a quitação das contas no prazo adequado e geram perda de credibilidade entre os fornecedores e os demais parceiros.

8. Subestimação dos relatórios como uma ferramenta potente

Os dados financeiros e contábeis podem levar à emissão de relatórios bastante úteis para as decisões a serem tomadas pela empresa e para o cumprimento das obrigações. Isso ocorre pelo fato de que é essencial que os empresários e gestores consigam entender da melhor forma a companhia e identificar e propor as melhores soluções por intermédio de um planejamento estratégico efetivo.

Assim, fica mais fácil ter uma visão completa sobre o que está ocorrendo no negócio e fazer a identificação dos pontos que precisam de atenção pela capacidade de prejudicar o desenvolvimento da organização de alguma maneira.

9. Ausência de elaboração de uma agenda tributária

O número de transações a serem realizadas é grande, o que pode levar a confusões. Já em relação aos impostos, os problemas podem ser fiscais ou trabalhistas, principalmente com a perda de datas importantes para o recolhimento de tributos ou para a transmissão das declarações.

Por esse motivo, é indispensável criar uma agenda tributária e evitar que essas falhas afetem o bom andamento do negócio. Uma opção é adotar um software de gestão, que tem a funcionalidade de gerar relatórios e encaminhar mensagens que vão impedir o esquecimento dos compromissos mais importantes.

10. Visão da contabilidade somente como apuração de impostos

Com as alterações na legislação que podem ocorrer a qualquer momento, como dito, e a importância de cuidar dos números da organização, não há dúvidas da relevância da contabilidade, que vai além da apuração dos impostos.

Então, é preciso ter em mente que esse serviço é fundamental para o desenvolvimento do negócio, já que é constituído por profissionais qualificados e capazes de orientar sobre os processos, esclarecer dúvidas e executar demais tarefas necessárias para garantir que todas as obrigações sejam cumpridas da forma mais apropriada possível.

Conseguiu perceber a importância de evitar os erros contábeis nas empresas? Então, o mais indicado é contar com o auxílio de uma equipe com expertise sobre o assunto e, assim, evitar problemas fiscais que podem levar a multas e penalidades prejudiciais para o negócio.

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